W imieniu Holcim Polska S.A. prosimy o złożenie ofert cenowych na:

Kompleksową organizację pikniku rodzinnego i wieczornej imprezy dla dorosłych wraz z wynajmem terenu na wyłączność.

1. Informacje ogólne o wydarzeniu

Poszukujemy wykonawcy, który w sposób kompleksowy zorganizuje i obsłuży wydarzenie firmowe/rodzinne, zaplanowane na dzień 23 maja 2026 r. (sobota). Zależy nam na wynajęciu odpowiedniego terenu plenerowego na wyłączność oraz zapewnieniu pełnej obsługi gastronomicznej, technicznej i rozrywkowej.

Wydarzenie będzie podzielone na dwa odrębne bloki czasowe o różnym charakterze. Oferty można składać całościowo bądź na część wskazanego zakresu.

2. Harmonogram i specyfikacja wydarzenia

Część I: Piknik rodzinny (dla dzieci i rodzin)

• Czas trwania: 09:00 – 13:00
• Szacowana liczba uczestników: 500 osób
• Charakter imprezy: Bezpieczna zabawa plenerowa dla najmłodszych, integracja rodzinna.
• Oczekiwane elementy:
  • Catering: Grill (menu dostosowane również do dzieci), napoje bezalkoholowe, przekąski.
  • Atrakcje i rozrywka: Dmuchańce, pokazy (np. bańki mydlane, iluzjonista, pokazy naukowe), konkursy z drobnymi nagrodami, strefy animacji (malowanie buzi, warsztaty kreatywne).
  • Obsługa: Profesjonalni animatorzy prowadzący zabawy.

Część II: Impreza wieczorna (tylko dla dorosłych)

• Czas trwania: 18:00 – 22:00
• Szacowana liczba uczestników: 300 osób
• Charakter imprezy: Wieczorna integracja, zabawa taneczna.
• Oczekiwane elementy:
  • Catering: Kontynuacja grilla (menu rozszerzone/kolacyjne), stoisko z piwem (keg/nalewaki) oraz napojami bezalkoholowymi.
  • Rozrywka: Zabawa taneczna, profesjonalny DJ z odpowiednim repertuarem.
  • Technika: Oświetlenie parkietu/terenu, nagłośnienie, ewentualnie namioty bankietowe z parkietem tanecznym (w zależności od infrastruktury obiektu).

3. Szczegółowy zakres zamówienia (obowiązki Wykonawcy)

1. Wynajem terenu: Zapewnienie atrakcyjnego, bezpiecznego terenu zielonego/plenerowego na wyłączność na czas trwania obu części wydarzenia (oraz czas montażu/demontażu). Teren powinien znajdować się w promieniu do 30 km] od Cementowni Kujawy.
2. Infrastruktura i zaplecze techniczne: Zapewnienie zadaszenia w razie niepogody (namioty, hale namiotowe), stołów, ław/krzeseł, leżaków, sceny/podestu dla DJ-a, parkietu tanecznego.
3. Nagłośnienie i oświetlenie: Pełna obsługa techniczna dla części dziennej (mikrofony dla animatorów, muzyka w tle) oraz wieczornej (sprzęt dla DJ-a, oświetlenie efektowe i oświetlenie terenu po zmroku).
4. Catering: Pełna obsługa gastronomiczna obu części wydarzenia (sprzęt grillowy, obsługa kelnerska/barmańska, zastawa jedno- lub wielorazowa, wywóz śmieci).
5. Bezpieczeństwo i higiena: Zamawiający zapewni swoją ochronę oraz ratownika medycznego, po stronie oferenta jest zapewnienie odpowiedniej liczby węzłów sanitarnych (toalety stacjonarne lub przenośne o wysokim standardzie) z bieżącym serwisem sprzątającym.

4. Wymagania dotyczące konstrukcji oferty

Prosimy o przygotowanie i przesłanie oferty zawierającej następujące elementy:

• Proponowana lokalizacja (zdjęcia terenu, opis infrastruktury, potwierdzenie możliwości rezerwacji na wyłączność).
• Propozycja menu grillowego (podział na opcję poranną/dziecięcą i wieczorną) oraz kosztorys napojów/piwa.
• Katalog proponowanych atrakcji, pokazów i konkursów dla dzieci (wraz z harmonogramem animacji).
• Koszty obsługi technicznej (nagłośnienie, oświetlenie, DJ, namioty, meble eventowe).
• Koszty zabezpieczenia (sprzątanie).
• Szczegółowy kosztorys netto/brutto z podziałem na poszczególne kategorie i ewentualne koszty stałe/zmienne uzależnione od ostatecznej liczby osób.
• Portfolio lub referencje z realizacji podobnych wydarzeń.

5. Kontakt i składanie ofert

Oferty w formie elektronicznej (plik excel) prosimy przesyłać do dnia 24.04.2026

W przypadku pytań dotyczących zapytania ofertowego prosimy o kontakt:

• Osoba kontaktowa w sprawach merytorycznych: Kinga Hachuła, 502786979, kinga.hachula@holcim.com
• Osoba kontaktowa w sprawach handlowych: Martyna Łukomska, 502786054, martyna.lukomska@holcim.com

Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu tylko z wybranymi oferentami oraz możliwość negocjacji przedstawionych warunków.