Szanowni Państwo w związku z licznymi pytaniami, poniżej przesyłamy aktualizację zapytania:

Aktualizacja zapytania ofertowego – System zarządzania flotą

W związku z prowadzonym postępowaniem informujemy, że oczekujemy ofert wyłącznie od dostawców posiadających gotowy, rynkowo dostępny system stanowiący kompletny produkt do zarządzania flotą, spełniający poniższe wymagania:

Wymogi ogólne

• system musi obejmować:
  • panel webowy dla fleet managera
  • aplikację mobilną dla kierowców
• integracja systemowa musi być realizowana poprzez API (dwukierunkowa komunikacja)
• nie dopuszcza się budowy rozwiązania od podstaw – możliwa jest jedynie konfiguracja oraz aktywacja istniejących modułów

---

Zakres funkcjonalności – system (panel webowy)

Wymagany zakres obejmuje m.in.:

• API / import danych:
  • kartoteki pojazdów
  • użytkowników
  • mandatów
  • kosztów
  • przydziałów pojazdów
• digitalizacja procesów flotowych
• zarządzanie serwisem
• zarządzanie i alokacja kosztów
• elektroniczne protokoły
• zarządzanie budżetem
• raporty tankowań
• dane telematyczne
• KPI flotowe
• TCO oraz koszt/km
• przechowywanie dokumentów
• raportowanie szkód
• integracja z CEPiK
• inne standardowe funkcjonalności systemów flotowych

---

Zakres funkcjonalności – aplikacja mobilna (kierowcy)

• zdalne przekazanie pojazdu / elektroniczne protokoły przekazania
• zgłoszenia szkód komunikacyjnych
• dostęp do regulaminów i procedur
• elektroniczne sprawdzenie stanu pojazdu
• zarządzanie pojazdami typu poolcar
• analiza stylu jazdy / szkolenia kierowców
• rozliczanie jazd prywatnych
• dostęp do informacji (np. PIN-y kart paliwowych)
• inne funkcjonalności wspierające użytkownika pojazdu

---

Wymagania integracyjne

• integracja dwukierunkowa z systemami:
  • SAP
  • TETA
  • systemami GPS
• integracja wyłącznie poprzez API
• zakres danych GPS:
  • stan licznika
  • lokalizacja pojazdów
  • przebiegi
  • trasy przejazdów
  • czas wykorzystania pojazdów
• częstotliwość wymiany danych: minimum raz dziennie
• wsparcie integracyjne:
  • kompetencje in-house
  • wsparcie zewnętrznych konsultantów

---

Workflow i dokumenty

Wymagane są standardowe mechanizmy:

• workflow akceptacyjne (np. rezerwacje, faktury, szkody)
• powiadomienia systemowe
• rejestry dokumentów flotowych

Protokoły zdawczo-odbiorcze:

• obowiązkowe
• realizowane cyfrowo w systemie
• integralna część procesu wydania i zwrotu pojazdu
• rozwiązania oparte wyłącznie o SMS/ankiety – niedopuszczalne jako główne

---

Model operacyjny floty

• model hybrydowy:
  • pojazdy przypisane na stałe
  • pojazdy typu poolcar (z pełną obsługą rezerwacji)
• obsługa poolcar:
  • realizowana przez wiele osób (np. recepcje)
  • zarządzanie centralne w systemie
• wydania/zwroty pojazdów:
  • pojazdy przypisane – przez fleet managerów (ok. 3 osoby)

---

System rezerwacji

• realizowany w systemie dostawcy (panel webowy)
• opcjonalna integracja z Google Calendar

---

Telematyka / GPS

• dopuszcza się:
  • integrację z obecnymi systemami (Cartrack, Flotman)
  • lub wdrożenie nowych terminali dostawcy

---

Wdrożenie

Oferta musi obejmować pełne wdrożenie:

• instalację
• konfigurację
• migrację danych
• szkolenia użytkowników
• przygotowanie szablonów dokumentów (np. protokołów)

---

Integracja HR

• wymagana integracja z aktualnym systemem TETA
• planowana zmiana systemu HR nie stanowi zakresu projektu

---

Etapowanie wdrożenia

Dopuszcza się etapowanie wyłącznie w zakresie uruchamiania modułów (nie budowy funkcjonalności):

1. Etap 1:
   • zarządzanie flotą
   • poolcar
   • rezerwacje
2. Etap 2:
   • integracje (SAP, TETA/LHIM, GPS, faktury)
3. Etap 3:
   • zaawansowane raportowanie

---

Dodatkowe informacje

• odpowiedzi na pytania oferentów będą publikowane na platformie zakupowej
• rekomendowane jest składanie ofert wyłącznie przez dostawców posiadających gotowe rozwiązania spełniające powyższe wymagania

TREŚĆ ZAPYTANIA - PIERWOTNA WERSJA

zanowni Państwo w imieniu Holcim Polska SA zapraszam Państwa do złożenia oferty na system do zarządzania flotą pojazdów. 

Przedmiotem jest dostarczenie i wdrożenie systemu do zarządzania flotą (ok. 470 pojazdów) wraz z aplikacjami mobilnymi oraz integracją z systemami GPS (Cartrack/Flotman), HR (TETA) i ERP (SAP).

Zakres Funkcjonalny Systemu

Wybrany system musi zapewniać pełną obsługę floty liczącej ok. 470 pojazdów oraz oferować następujące moduły:

• Zarządzanie bazowe: Ewidencja pojazdów, kosztów i dokumentów (min. 3 licencje administracyjne).

• Mobilność: Dedykowana aplikacja dla Fleet Managera (zarządzanie flotą z poziomu smartfona) oraz aplikacja dla 470 kierowców.

• Moduł Pool Car: Rezerwacja aut współdzielonych przez przeglądarkę WWW, grafik rezerwacji, elektroniczne protokoły zdawczo-odbiorcze.

• Integracje: Automatyczne pobieranie danych z systemów GPS (np. Cartrack, Flotman), integracja z systemem kadrowym TETA oraz finansowo-księgowym SAP (przekazywanie dokumentów kosztowych).

Wymagania IT i Technologia

System musi spełniać restrykcyjne normy działu IT Holcim:

• Architektura: Preferowana nowoczesna technologia webowa (dostęp przez przeglądarkę).

• Baza danych: Wsparcie dla silników MS SQL, PostgreSQL lub MySQL.

• Hosting: Rozwiązanie chmurowe (Cloud) lub utrzymywane w profesjonalnym Centrum Danych.

• API: Producent zobowiązany jest do dostarczenia pełnej dokumentacji technicznej aplikacji oraz dokumentacji API i interfejsów niezbędnych do integracji z systemami wewnętrznymi (m.in. SAP).

• Firewall (FW): Dostawca udostępni wszystkie niezbędne adresy IP (preferowane) lub nazwy DNS, które muszą zostać odblokowane w infrastrukturze sieciowej Holcim.

Bezpieczeństwo i Ciągłość Biznesowa

• Polityka Backupów: Backup musi być wykonywany minimum w cyklu dziennym. Raz w miesiącu dostawca dostarczy logi z backupów do IT Holcim. Raz w roku wymagane jest przeprowadzenie i udokumentowanie testów odzysku (Disaster Recovery) wraz z biznesowym potwierdzeniem poprawności działania danych.

• Zarządzanie zmianą: Producent musi dokumentować każdą zmianę w aplikacji i raz na kwartał dostarczać listę wdrożonych modyfikacji (Change Log) do IT Holcim.

• Standardy: Potwierdzenie stosowania polityk bezpieczeństwa minimalizujących ryzyko nieuprawnionego dostępu. Wymagane przedłożenie certyfikatu ISO (jeśli producent go posiada).

Wsparcie i Utrzymanie (SLA)

Gwarantowane poziomy świadczenia usług:

• Czas reakcji: Maksymalnie 4 godziny od zgłoszenia.

• Czas naprawy: Maksymalnie 8 godzin w przypadku incydentu o statusie awarii krytycznej.

• Narzędzia: Dostawca zapewni dostęp do portalu zgłoszeń, umożliwiającego bieżące monitorowanie statusu prac nad błędami i potrzebami rozwojowymi.

Warunki Zakończenia Współpracy (Exit Plan)

W ramach przyszłej umowy Holcim wymaga:

• zapisu gwarantującego bezpłatny eksport wszystkich danych z aplikacji w ustrukturyzowanym formacie po zakończeniu współpracy, bez dodatkowych kosztów ze strony dostawcy, 
• zapoznanie się i podpisanie umowy Przetwarzania danych osobowych wraz z klauzurą ( w załączeniu) 
• zapoznanie się i podpisanie OWDiU oraz Kodeksu etyki dla Dostawców Holcim Polska SA ( w załączeniu)